Eine Rechnung berechtigt nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie den Formvorschriften des Umsatzsteuergesetzes entspricht. Um diesen Formvorschriften zu genügen, muss eine Rechnung folgende Merkmale aufweisen:
- Name und Anschrift des liefernden/leistenden und des empfangenden Unternehmers
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder den Zeitraum über den sich die sonstige Leistung erstreckt. Bei Lieferungen oder sonstigen Leistungen, die abschnittsweise abgerechnet werden, genügt die Angabe des Abrechnungszeitraumes (wenn dieser einen Kalendermonat nicht übersteigt), wie z. B. bei mehrtägigen Übernachtungen in einem Hotel.
- das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung und den anzuwendenden Steuersatz; wird die Rechnung nicht in Euro ausgestellt, ist der Steuerbetrag zusätzlich in Euro anzugeben. Steht der Betrag in Euro im Zeitpunkt der Rechnungsausstellung noch nicht fest, hat der Unternehmer nachvollziehbar anzugeben welche Umrechnungsmethode angewendet wird.
- den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
- falls eine Steuerbefreiung besteht oder die Steuerschuld übergeht: ein Hinweis darauf, dass die Lieferung oder sonstige Leistung steuerbefreit ist bzw. Hinweis auf einen Übergang der Steuerschuld
- das Ausstellungsdatum
- eine fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung
- die UID-Nummer des liefernden/leistenden Unternehmers
- die UID-Nummer des empfangenden Unternehmers, wenn der Rechnungsbruttobetrag € 10.000,00 übersteigt.
- ein Hinweis auf die Differenzbesteuerung, wenn sie angewendet wird (z. B. Autohandel oder Antiquitätenhändler)
Achtung: In das Firmenbuch eingetragene Unternehmer haben zusätzlich die Vorschriften nach dem UGB, wie z. B. Rechtsform, Firmenbuchgericht, Sitz, Firmenbuchnummer zu beachten.
Seit 1.1.2016 sind bei Barumsätzen noch weitere Vorschriften zu beachten - aufgrund der neuen Belegerteilungspflicht.
Beispiel:
Download: Rechnungsmuster.pdf
Unternehmer sind generell verpflichtet, Rechnungen über Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmer oder Körperschaften auszustellen.
Ein Unternehmer ist bei Erbringung von steuerpflichtigen Werklieferungen oder Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück auch gegenüber Privaten verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Die Rechnungsausstellung muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes erfolgen (gilt nicht bei Reverse Charge).
Folgendes ist noch zu beachten:
- Die Bestimmungen zur Rechnungslegung gelten sowohl für Anzahlungsrechnungen als auch für Teilrechnungen und Gutschriften.
- Hinsichtlich der fortlaufenden Nummer der Rechnung ist durch den Leistungsempfänger keine Überprüfung vorzunehmen.
- In die fortlaufende Nummerierung können auch die Kleinbetragsrechnungen einbezogen werden.
- Unternehmer, die nur Umsätze ausführen, für welche die Steuer nach § 22 Abs. 1 UStG mit 10 % bzw. 13 % der Bemessungsgrundlage festgesetzt wird (das sind nichtbuchführungspflichtige land- und forstwirtschaftliche Unternehmer), erhalten keine UID-Nummer und können daher in ihren Rechnungen auch die UID-Nummer nicht angeben. Derartige Rechnungen berechtigen trotz Fehlens der UID-Nummer des leistenden Unternehmers zum Vorsteuerabzug, vorausgesetzt, der leistende Unternehmer weist in der Rechnung an einen anderen Unternehmer darauf hin, dass der Umsatz nach § 22 Abs. 1 UStG dem Durchschnittssteuersatz von 13 % unterliegt.
